Procedure en beoordeling van aanvragen voor gegevens uit de NICE registratie

Als NICE deelnemer kunt u zelf aanvullende analyses uitvoeren op de database via NICE Online. Mochten uw vragen niet te beantwoorden zijn via NICE Online, dan zijn er deze opties:

Eigen IC gegevens (niet voor publicatie)
Indien u gegevens over uw eigen IC wenst te ontvangen, kunt u een e mail sturen naar info@stichting-nice.nl.
Algemene gegevensaanvraag – gericht op geaggregeerde gegevens voor intern gebruik binnen het eigen ziekenhuis, een (klinische) voordracht, regio‑ of netwerkbespreking of ter voorbereiding van een onderzoeksproject (niet direct bedoeld voor wetenschappelijke publicatie). U vult het formulier Algemene gegevensaanvraag in en stuurt u dit naar extractieverzoek@stichting-nice.nl.
Wetenschappelijke gegevensaanvraag – gericht op het schrijven van een wetenschappelijk artikel, een hoofdstuk in een boek of het geven van een wetenschappelijke presentatie. U vult u het formulier NICE Wetenschappelijke gegevensaanvraag – Deel 1 in en stuurt u dit naar extractieverzoek@stichting-nice.nl. Na inhoudelijke goedkeuring vult u Wetenschappelijke aanvraag – Deel 2 voor methoden en data analyse in. Beide onderdelen moeten door de Wetenschapscommissie van Stichting NICE worden goedgekeurd voordat met de uitwerking van het verzoek kan worden gestart.
Datakoppelings‑ en verrijkingsaanvraag – gericht op het koppelen en/of verrijken van NICE‑gegevens met gegevens uit externe bronnen, bijvoorbeeld ten behoeve van zorgevaluatie, gepast gebruik (ZEGG), evaluatie van standaard zorg en richtlijnontwikkeling en -monitoring. U vult het formulier Datakoppelings‑ en verrijkingsaanvraag in en stuurt u dit naar extractieverzoek@stichting-nice.nl. Indien de resultaten ook voor een wetenschappelijke publicatie worden gebruikt, is daarnaast een NICE Wetenschappelijke gegevensaanvraag nodig.

Indien de gegevens herleidbaar zijn tot individuele ziekenhuizen en/of recordniveau van IC-opnamen, dienen de betreffende ziekenhuizen expliciet toestemming te geven voor de gegevensaanlevering via het daarvoor bestemde toestemmingsformulier.

Het proces van eerste contact tot uiteindelijke uitwerking van een gegevensaanvraag verloopt als volgt:

U stuurt uw gegevensaanvraag digitaal naar Stichting NICE (extractieverzoek@stichting-nice.nl) met gebruik van het juiste formulier.
Door ondertekening van dit formulier gaat u akkoord met de eisen zoals gedefinieerd in het betreffende aanvraagformulier én met de Voorwaarden verbonden aan een gegevensaanvraag uit de NICE registratie (o.a. over kosten, doorlooptijd, rolverdeling, vereisten aan onderzoekers, ondersteuning door NICE R&S en auteurschappen).
Aan de hand van minimale criteria wordt binnen 10 werkdagen besloten of de aanvraag in behandeling genomen kan worden. Indien nodig wordt u verzocht de aanvraag aan te passen. U krijgt in dat geval drie maanden de tijd om de aanvraag te wijzigen. Bij geen reactie binnen deze termijn vervalt de aanvraag.
De Wetenschapscommissie van Stichting NICE beoordeelt de aanvraag op privacy, kwaliteit, haalbaarheid, prioriteit en kosten (bij een Wetenschappelijke gegevensaanvraag in twee fasen: Deel 1 en Deel 2).
U ontvangt zo snel mogelijk (na de eerstvolgende bestuursvergadering) uitsluitsel over uw aanvraag. Bij een negatieve beoordeling vindt overleg plaats over het vervolgtraject. Dit kan resulteren in een aanpassing en herbeoordeling van de aanvraag. Ook hiervoor geldt een reactietermijn van drie maanden; zonder reactie vervalt de aanvraag.
Indien de resultaten herleidbaar zouden kunnen zijn tot één of meerdere ziekenhuizen, dan wordt de aanvraag pas in behandeling genomen nadat de betreffende ziekenhuizen hiervoor schriftelijk toestemming hebben gegeven via het juiste toestemmingsformulier. De aanvragers dragen zelf zorg voor het verkrijgen van deze toestemmingen.

Beoordelingscriteria

Bij de beoordeling van een aanvraag worden de volgende criteria gehanteerd:

Minimale criteria

Om voor honorering in aanmerking te komen, dient de aanvraag aan alle onderstaande criteria te voldoen. De aanvraag:

is volledig ingevuld;
is afkomstig van een deelnemend centrum;
conflicteert niet en overlapt niet substantieel met een andere, al lopende aanvraag of onderzoek;
heeft bij voorkeur een duidelijk afgebakend en eenmalig karakter.

Privacy

Er wordt expliciet gekeken naar de privacy van ziekenhuizen en patiënten. De resultaten mogen tot individuele patiënten herleidbaar zijn. Indien resultaten herleidbaar zouden kunnen zijn tot één of meerdere ziekenhuizen, is voorafgaande schriftelijke toestemming van deze ziekenhuizen vereist.

Kwaliteit en haalbaarheid

Hierbij wordt expliciet gekeken naar de privacy van deelnemers en patiënten. De uitwerking mag geen herleidbare gegevens bevatten.

Prioriteit

Hierbij wordt gekeken naar het belang van de onderzoeksvraag voor de kwaliteit van Nederlandse ICs en naar het aantal verzoeken dat de aanvragers in de afgelopen jaren hebben ingediend en de afronding daarvan.

Kosten

Hierbij wordt gekeken naar de werkbelasting voor de NICE onderzoekers, de geschatte kosten en beschikbare (externe) gelden voor het onderzoek.

Goedgekeurde aanvragen

De goedgekeurde aanvragen worden gepubliceerd onder Goedgekeurde aanvragen. Een overzicht van alle publicaties op basis van goedgekeurde Wetenschappelijke gegevensaanvragen is te vinden onder Publicaties. Onderzoeken op basis van NICE data worden gemeld bij de Niet WMO toetsingscommissie van het Amsterdam UMC, die jaarlijks een overzicht ontvangt van alle wetenschappelijke aanvragen.

Algemene aanvraag Voorwaarden verbonden aan een gegevensaanvraag uit de NICE-registratie Wetenschappelijke aanvraag - Deel1 Wetenschappelijke aanvraag – Deel2 NICE Datakoppelings‑ en verrijkingsaanvraag Toestemming Verstrekking geagregeerde gegevens Toestemming Verstrekking herleidbare gegevens BOZ-verwerkersovereenkomst voor datakoppelings‑ en verrijkingsdiensten